Jak ustawić stopkę w Outlooku? Poradnik krok po kroku

Stopkę w Outlooku ustawisz w sekcji Podpisy, a następnie przypiszesz ją do nowych wiadomości, odpowiedzi lub wiadomości przesyłanych dalej. Możesz przygotować kilka wersji – formalną, wewnętrzną albo firmową z logo. Sprawdź, jak zrobić to w aplikacji komputerowej, nowym Outlooku i wersji internetowej.

Co zawiera stopka e-mail?

Stopka e-mail to blok treści umieszczany na końcu wiadomości. Może zawierać imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres poczty elektronicznej, stronę internetową, linki do mediów społecznościowych, a także logo lub podpis odręczny.

Automatyczne wstawianie ogranicza liczbę pomyłek i eliminuje konieczność ręcznego podpisywania każdej wiadomości. W Microsoft Outlook można utworzyć kilka podpisów oraz przypisać je do różnych kont e-mail. Czy jeden podpis pasuje do każdej korespondencji? Zwykle nie, dlatego warto rozdzielić komunikację zewnętrzną i wewnętrzną.

Automatycznie dodawana stopka zmniejsza ryzyko wysłania wiadomości bez danych kontaktowych lub z nieaktualnym numerem telefonu.

Jak ustawić stopkę w klasycznym Outlooku dla Windows?

W starszej, desktopowej wersji programu ustawienia znajdują się w Panelu Opcji. Nazwy przycisków mogą nieznacznie różnić się zależnie od wersji pakietu Microsoft 365, lecz kolejność działań pozostaje podobna.

1. Uruchom Microsoft Outlook i otwórz nową wiadomość e-mail.
2. Na karcie Wiadomość wybierz Podpisy, a następnie Podpisy.
3. W polu Konto e-mail wskaż konto, z którym ma być powiązana stopka.
4. W obszarze Wybierz podpis do edycji kliknij Nowy i wpisz nazwę, na przykład Formalny.
5. W sekcji Edytuj podpis wprowadź dane oraz ustaw czcionkę, kolor, rozmiar i wyrównanie tekstu.
6. Wybierz podpis dla pola Nowe wiadomości oraz – jeśli ma być używany – dla pola Odpowiedzi/wiadomości przesłane dalej.
7. Kliknij OK, aby zapisać konfigurację.

Nowy podpis nie zawsze pojawi się w wiadomości otwartej przed zakończeniem konfiguracji. W takim przypadku wybierz Podpis na karcie Wiadomość i wskaż zapisany wariant ręcznie. Przy kolejnych wiadomościach ustawienie domyślne powinno działać automatycznie.

Jak zmienić istniejącą stopkę?

Otwórz Plik, przejdź do Opcje, wybierz Poczta, a następnie Podpisy. Z listy wybierz zapisany wariant i zmodyfikuj jego treść w polu Edytuj podpis. Po zmianach kliknij Zapisz, a potem OK.

Jak dodać logo lub obraz?

W oknie edycji podpisu kliknij ikonę obrazu, wskaż plik i wybierz Wstaw. Grafikę można zmniejszyć po kliknięciu jej prawym przyciskiem myszy i przejściu do ustawień obrazu. Zaznaczenie opcji blokady proporcji zapobiega zniekształceniu logo.

Najlepiej użyć lekkiego pliku w popularnym formacie. Zbyt duża grafika wydłuża wiadomość, a niektóre programy pocztowe mogą wyświetlać obraz jako załącznik zamiast elementu treści.

Jak skonfigurować podpis w nowym Outlooku?

Nowy Outlook dla Windows korzysta z ustawień dostępnych pod ikoną koła zębatego. Podpis można połączyć z konkretnym kontem, co ma znaczenie przy obsłudze skrzynki prywatnej i firmowej w jednym programie.

1. Wybierz Ustawienia w prawym górnym rogu okna.
2. Otwórz sekcję Podpisy.
3. Jeśli korzystasz z kilku kont, wskaż konto, dla którego tworzysz stopkę.
4. Kliknij Dodaj podpis i nadaj mu rozpoznawalną nazwę.
5. W polu edycji wpisz dane, po czym sformatuj tekst za pomocą dostępnych narzędzi.
6. Zaznacz pola dotyczące nowych wiadomości oraz odpowiedzi i wiadomości przesyłanych dalej.
7. Wybierz Zapisz.

Podczas pisania wiadomości otwórz kartę Wiadomość, kliknij Podpis w grupie Wstawianie i wybierz zapisany wariant. Jeśli nie zaznaczysz automatycznego dodawania, stopkę wstawisz wyłącznie w wybranych wiadomościach.

Jak ustawić stopkę w Outlooku online?

W Outlook w sieci Web oraz w Outlook.com konfiguracja odbywa się w przeglądarce. Ustawienie jest powiązane z kontem, ale przy korzystaniu z aplikacji komputerowej i internetowej trzeba sprawdzić obie lokalizacje. Podpis zapisany lokalnie w klasycznym programie może nie pojawić się na innym urządzeniu.

1. Zaloguj się do Outlook.com albo internetowej wersji Microsoft 365.
2. Kliknij Ustawienia i wybierz Wyświetl wszystkie ustawienia programu Outlook.
3. Przejdź do Poczta, a następnie Redagowanie i odpowiadanie.
4. W sekcji Podpis e-mail kliknij Dodaj podpis.
5. Nadaj podpisowi nazwę i wpisz jego treść w edytorze.
6. Ustal, czy ma być dołączany do nowych wiadomości, odpowiedzi i przekazywanych e-maili.
7. Kliknij Zapisz.

W trakcie tworzenia wiadomości wybierz Podpis na karcie Wiadomość, a potem wskaż właściwy wariant. Ta sama ścieżka pozwala później otworzyć edycję i zmienić zapisane dane.

Szablon podpisu

Szablon podpisu przyspiesza przygotowanie firmowej stopki, zwłaszcza gdy musi ona zachować określony układ. Możesz skopiować gotowy wzór z dokumentu tekstowego i wkleić go do edytora w Outlooku. Po wklejeniu sprawdź osobno tekst, odnośniki oraz obrazy.

W organizacjach obowiązują czasem własne wytyczne dotyczące kroju pisma, odstępów i kolejności danych. Przykładem jest Zarządzenie Rektora PG nr 19/2022 z 23 marca 2022 r., które określa wygląd podpisu Politechniki Gdańskiej. W takim wzorze użytkownik może zmieniać wyłącznie wskazane informacje, na przykład imię, nazwisko, stanowisko, dział, numer telefonu i adres e-mail.

Jak przełączać podpisy podczas pisania?

Automatyczna stopka nie musi być używana w każdej wiadomości. W nowym lub klasycznym Outlooku kliknij Podpis na karcie Wiadomość i wybierz inną wersję z listy. Możesz też usunąć wstawiony podpis z bieżącej wiadomości bez zmiany ustawień domyślnych.

Dobry zestaw obejmuje zwykle przynajmniej dwa warianty: formalny dla odbiorców spoza organizacji oraz krótszy do korespondencji wewnętrznej. Każdy powinien zawierać aktualne dane i mieć czytelny układ – nadmiar grafik, kolorów oraz długich klauzul utrudnia odbiór.

• używaj jednego numeru telefonu w całej komunikacji,
• sprawdzaj, czy odnośniki prowadzą do właściwych stron,
• ogranicz liczbę krojów pisma do jednego lub dwóch,
• przetestuj wygląd podpisu na komputerze i urządzeniu mobilnym.