Elektroniczne paragony stały się częścią transformacji cyfrowej handlu i usług. Choć wiele osób spotkało się już z ich formą w aplikacjach lojalnościowych, dopiero niedawno zyskały one pełnoprawny status fiskalny. Zmiany prawne wprowadziły nowe obowiązki, ale też wiele wygód zarówno dla sprzedawców, jak i nabywców.
Od kiedy obowiązuje nowa ustawa o e-paragonach?
Możliwość wystawiania pełnoprawnych e-paragonów została wprowadzona 15 września 2023 roku na podstawie nowelizacji ustawy o VAT w ramach pakietu SLIM VAT 3. Od tego momentu przedsiębiorcy mogą legalnie wystawiać paragony fiskalne w formie elektronicznej – pod warunkiem uzyskania zgody kupującego. E-paragon ma taką samą moc prawną jak paragon papierowy i nie wymaga wydruku.
Wcześniejsze formy e-paragonów, dostępne np. w aplikacjach popularnych sieci handlowych, były jedynie dodatkiem do paragonu papierowego. Dopiero nowe przepisy umożliwiły całkowitą rezygnację z wersji fizycznej dokumentu sprzedaży. Tym samym e-paragon stał się równoważnym dokumentem fiskalnym, potwierdzającym transakcję zgodnie z wymaganiami prawa podatkowego.
Podstawa prawna
Wystawienie e-paragonu możliwe jest na mocy art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących są zobowiązani do wystawienia paragonu fiskalnego lub faktury, w formie papierowej lub – za zgodą nabywcy – w formie elektronicznej. Dodatkowo, dane te są przekazywane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), co eliminuje potrzebę fizycznego przechowywania dokumentów.
Co to jest e-paragon i jak działa?
E-paragon to cyfrowa wersja paragonu fiskalnego, wystawiana przy użyciu kasy online lub wirtualnej. W przeciwieństwie do papierowego odpowiednika, nie wymaga drukowania, a dane transakcji trafiają w sposób zautomatyzowany do CRK. Paragon elektroniczny może być następnie przesłany kupującemu poprzez e-mail, SMS lub aplikację mobilną.
Uznanie e-paragonów za pełnoprawne dokumenty sprzedaży wymagało zapewnienia ich zgodności z obowiązującymi przepisami. Dokument ten zawiera wszystkie dane wymagane przez rozporządzenie Ministra Finansów, w tym: dane podatnika, nazwę towaru, stawkę VAT, oznaczenie „PARAGON FISKALNY” oraz unikalny numer dokumentu.
Wymagania techniczne
Aby wystawić e-paragon, sprzedawca musi posiadać:
- kasę fiskalną online lub wirtualną z połączeniem internetowym,
- zgodę nabywcy na wystawienie paragonu w formie elektronicznej,
- system sprzedażowy zintegrowany z aplikacją e-Paragony lub HUB-em Paragonowym.
W przypadku kas wirtualnych możliwe jest wystawianie e-paragonów bez użycia fizycznego urządzenia. Wystarczy odpowiednie oprogramowanie posiadające homologację oraz spełniające wymogi techniczne dotyczące komunikacji z CRK.
Jak uzyskać zgodę nabywcy na e-paragon?
Zgoda kupującego to warunek niezbędny do wystawienia e-paragonu. Może być ona wyrażona w różnych formach – od zapisu w regulaminie sklepu po wybór odpowiedniej opcji podczas zakupu. Istnieje kilka sposobów uzyskania zgody, które zostały zaakceptowane przez Ministerstwo Finansów.
Formy uzyskania zgody
Sprzedawca może uzyskać zgodę nabywcy na jeden z poniższych sposobów:
- poprzez akceptację regulaminu sprzedaży zawierającego informację o e-paragonach,
- w momencie zakupu – np. poprzez zaznaczenie opcji „e-paragon” na ekranie kasy,
- za pośrednictwem aplikacji lub strony internetowej – poprzez formularz zgody lub ustawienia konta klienta.
Bez wyraźnej zgody konsumenta nie jest możliwe wystawienie paragonu wyłącznie w formie elektronicznej.
Jak dostarczyć e-paragon klientowi?
Dostarczanie e-paragonów odbywa się zgodnie z preferencjami nabywcy. Obecnie przepisy dopuszczają kilka możliwych form przekazania dokumentu zakupu. Wybór należy do konsumenta, a sprzedawca ma obowiązek dostosować się do wskazanej metody.
Dostępne metody przekazania e-paragonu
Najczęściej stosowane sposoby dostarczania e-paragonu to:
- wysłanie wiadomości e-mail z załączonym dokumentem lub linkiem do jego pobrania,
- wysłanie wiadomości SMS z linkiem do e-paragonu,
- dodanie e-paragonu do aplikacji mobilnej (np. e-Paragony lub aplikacji sklepu).
Aplikacja e-Paragony stworzona przez Ministerstwo Finansów pozwala nie tylko na odbieranie dokumentów, ale również na ich archiwizację, synchronizację z chmurą i kontrolę wydatków. Co ważne, aplikacja działa całkowicie anonimowo i nie zbiera danych o użytkowniku.
Jakie korzyści daje wdrożenie e-paragonów?
Zarówno przedsiębiorcy, jak i konsumenci mogą czerpać wiele korzyści z korzystania z e-paragonów. Redukcja kosztów, oszczędność czasu, wygoda i ekologia to tylko niektóre z nich.
Dla przedsiębiorców
Firmy zauważają konkretne oszczędności oraz usprawnienia procesów przy stosowaniu e-paragonów:
- brak kosztów zakupu papieru termicznego i serwisowania drukarek,
- szybsza obsługa klienta – bez konieczności drukowania dokumentów,
- łatwa integracja z systemami ERP i księgowymi,
- automatyczna archiwizacja danych sprzedażowych,
- pozytywny wizerunek firmy dbającej o środowisko.
Dla konsumentów
Z punktu widzenia kupującego e-paragon zapewnia wiele udogodnień:
- łatwy dostęp do dokumentów zakupu w dowolnym momencie,
- możliwość przechowywania e-dokumentów w chmurze,
- bezproblemowe zwroty i reklamacje – bez potrzeby okazywania papierowego paragonu,
- kontrola wydatków dzięki aplikacjom finansowym,
- eliminacja ryzyka zgubienia lub zniszczenia dokumentu.
E-paragon to nie tylko oszczędność zasobów, ale także znaczne uproszczenie procesów administracyjnych i księgowych w firmie.
Jakie urządzenia umożliwiają wystawianie e-paragonów?
Od 1 czerwca 2020 roku możliwe jest wystawianie e-paragonów za pomocą kas fiskalnych w formie oprogramowania – tzw. kas wirtualnych. W praktyce oznacza to, że nie potrzeba fizycznego urządzenia, by zrealizować fiskalizację sprzedaży. Wystarczy certyfikowany system działający zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów.
Dodatkowo, od 29 września 2021 roku, kasy online mogą wystawiać paragony wyłącznie w formie elektronicznej, jeśli tylko użytkownik wyrazi taką wolę. Obecnie producenci kas fiskalnych oferują urządzenia z pełną kompatybilnością z platformą HUB Paragonowy oraz aplikacją e-Paragony 2.0.
Integracja z systemami sprzedażowymi
Wdrożenie e-paragonów w firmie może odbywać się również poprzez integrację systemu sprzedażowego z platformą np. eparagony.pl. Przykładem jest system wFirma.pl, który umożliwia wystawianie i wysyłkę e-paragonów e-mailem bez konieczności drukowania.
Jak długo przechowywać e-paragon?
Choć przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania dokumentów księgowych przez 5 lat, w przypadku e-paragonów sytuacja wygląda inaczej. Dane te trafiają bowiem bezpośrednio do Centralnego Repozytorium Kas, administrowanego przez Krajową Administrację Skarbową.
To znacząco odciąża przedsiębiorców – nie muszą oni zabezpieczać paragonów na nośnikach danych ani prowadzić ich papierowej ewidencji. Wszystkie informacje są cyfrowo dostępne dla organów kontrolnych, co ogranicza ryzyko błędów i oszczędza czas przy kontroli podatkowej.
Jak działa aplikacja e-Paragony?
Aplikacja mobilna e-Paragony, udostępniona przez Ministerstwo Finansów, to narzędzie, które wspiera cyfryzację dokumentów sprzedaży. Dzięki niej nabywcy mogą odbierać, przechowywać i zarządzać swoimi e-paragonami. Co istotne, aplikacja działa lokalnie i nie gromadzi informacji o użytkowniku.
Dostępne funkcje aplikacji obejmują między innymi:
- odbieranie paragonów poprzez HUB Paragonowy,
- przechowywanie danych w chmurze lub lokalnie na urządzeniu,
- przeglądanie historii zakupów i analiza wydatków,
- możliwość zgłaszania nieprawidłowości dotyczących sprzedaży.
Aplikacja dostępna jest bezpłatnie w Google Play i App Store. Wersja 2.0 umożliwia także integrację z kodem kreskowym generowanym przez użytkownika, co jeszcze bardziej upraszcza proces odbioru dokumentu.
Co warto zapamietać?:
- Nowa ustawa o e-paragonach obowiązuje od 15 września 2023 roku, umożliwiając przedsiębiorcom wystawianie e-paragonów za zgodą nabywcy.
- E-paragon to cyfrowa wersja paragonu fiskalnego, która nie wymaga drukowania i jest automatycznie przesyłana do Centralnego Repozytorium Kas (CRK).
- Aby wystawić e-paragon, sprzedawca potrzebuje kasy fiskalnej online, zgody nabywcy oraz zintegrowanego systemu sprzedażowego.
- Możliwe metody dostarczenia e-paragonu to e-mail, SMS lub aplikacja mobilna, co zwiększa wygodę dla konsumentów.
- Korzyści z wdrożenia e-paragonów obejmują oszczędności dla firm, uproszczenie procesów administracyjnych oraz łatwiejszy dostęp do dokumentów dla konsumentów.
