Paragon z numerem NIP nabywcy budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców i księgowych. Czy rzeczywiście może zastąpić fakturę? Jakie są konsekwencje księgowe i podatkowe takiego dokumentu? W niniejszym artykule rozwiewamy wszelkie wątpliwości i wyjaśniamy, kiedy paragon z NIP-em stanowi pełnoprawną fakturę.
Czy paragon z NIP-em to faktura?
Od 1 stycznia 2020 r. obowiązują nowe zasady dokumentowania sprzedaży za pomocą paragonów fiskalnych. Przede wszystkim paragon zawierający numer NIP nabywcy do kwoty 450 zł brutto (lub 100 euro) jest uznawany za fakturę uproszczoną. Co to oznacza w praktyce?
Faktura uproszczona, w świetle przepisów ustawy o VAT, zawiera mniej danych niż standardowa faktura VAT. Wystarczy, że znajduje się na niej:
- data wystawienia,
- numer dokumentu,
- dane sprzedawcy oraz jego NIP,
- NIP nabywcy,
- nazwa towaru lub usługi,
- kwota brutto należności,
- stawka i kwota podatku VAT.
Jeśli te warunki są spełnione, paragon z NIP-em do 450 zł jest pełnoprawną fakturą VAT. Daje zatem możliwość odliczenia podatku VAT naliczonego oraz może być ujęty jako koszt uzyskania przychodu.
Paragon z NIP-em nabywcy na kwotę do 450 zł brutto spełniający odpowiednie warunki formalne stanowi fakturę uproszczoną i nie wymaga wystawienia dodatkowej faktury VAT.
Paragon powyżej 450 zł a faktura
W przypadku gdy kwota na paragonie przekracza 450 zł, sytuacja wygląda inaczej. Taki dokument nie jest już uznawany za fakturę uproszczoną. Oznacza to, że aby możliwe było odliczenie VAT, konieczne jest uzyskanie od sprzedawcy pełnej faktury VAT.
Ważne jest, aby nabywca zgłosił chęć otrzymania faktury już w momencie dokonywania zakupu. NIP musi znaleźć się na paragonie jeszcze przed zakończeniem transakcji. W przeciwnym razie sprzedawca nie będzie miał prawa wystawić faktury do takiego paragonu.
Kiedy paragon z NIP-em daje prawo do odliczenia VAT?
Przedsiębiorcy często mają wątpliwości, czy mogą odliczyć VAT od zakupów udokumentowanych paragonem z NIP. Odpowiedź zależy od wartości transakcji oraz zgodności dokumentu z wymaganiami ustawy o VAT.
Paragon do 450 zł
Jeśli paragon spełnia wymogi faktury uproszczonej, czyli zawiera wszystkie wymagane dane i nie przekracza 450 zł brutto, stanowi podstawę do odliczenia podatku VAT. Przykład: przedsiębiorca kupuje artykuły biurowe za 369 zł brutto, paragon zawiera jego NIP – może odliczyć VAT w wysokości 69 zł.
Nie należy jednak prosić o wystawienie faktury do takiego paragonu, ponieważ jedna transakcja nie może być dokumentowana dwoma fakturami – uproszczoną i standardową.
Paragon powyżej 450 zł
W przypadku, gdy wartość transakcji przekracza 450 zł brutto, paragon z NIP-em nie jest fakturą uproszczoną. Aby możliwe było odliczenie VAT, przedsiębiorca musi uzyskać od sprzedawcy pełną fakturę VAT zawierającą wszystkie dane wymagane przepisami. Bez tego odliczenie VAT nie będzie możliwe.
Tylko paragon z NIP-em do kwoty 450 zł może być traktowany jako faktura uproszczona i stanowić podstawę do odliczenia VAT.
Dlaczego nie można wystawić faktury do paragonu bez NIP?
Od 2020 roku obowiązuje zakaz wystawiania faktur VAT do paragonów, które nie zawierają numeru NIP nabywcy. Takie działanie naraża sprzedawcę i kupującego na poważne konsekwencje finansowe, w tym konieczność zapłaty VAT z obu dokumentów na podstawie art. 108a ustawy o VAT.
Wyjątek stanowi sytuacja, jeśli paragon wystawiono przed 1 stycznia 2020 r. Wówczas możliwe jest jeszcze wystawienie faktury VAT do paragonu bez NIP-u, jednak nie dotyczy to obecnych transakcji.
Jakie dane musi zawierać paragon uznany za fakturę?
Aby paragon mógł być uznany za fakturę uproszczoną, musi zawierać określone dane. Brak któregokolwiek z nich wyklucza możliwość uznania dokumentu za fakturę VAT:
- numer dokumentu i data jego wystawienia,
- NIP sprzedawcy i nabywcy,
- nazwa towaru lub usługi,
- wartość brutto i kwoty VAT,
- stawka podatku VAT.
Jeśli na paragonie nie ma NIP-u, nie można go później „uzupełnić” fakturą lub notą korygującą – paragon traci wtedy możliwość bycia uznanym za fakturę. Co więcej, nie wolno także zmieniać numeru NIP na inny niż pierwotnie wpisany – nawet jeśli był błędny.
Czy można poprawić błędny NIP na paragonie?
W przypadku drobnych błędów, takich jak pomyłka jednej cyfry czy przestawienie znaków, możliwe jest wystawienie noty korygującej (przez nabywcę) lub faktury korygującej (przez sprzedawcę). Warunek – NIP musi się już znajdować na paragonie, choćby z błędem.
Nie można jednak uzupełnić paragonu, który w ogóle nie zawiera NIP-u. Taki dokument nie może być uznany za fakturę i nie może stanowić podstawy do odliczenia VAT ani do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
Jak rozliczać paragony z NIP w PKPiR?
Choć paragon z NIP do 450 zł stanowi fakturę uproszczoną i daje prawo do odliczenia VAT, nie każdy taki dokument może być użyty w PKPiR. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, tylko niektóre wydatki mogą być ewidencjonowane na podstawie takich paragonów, np.:
- zakup materiałów biurowych,
- środków czystości,
- bilety komunikacji zbiorowej,
- drobnica nieprzekraczająca limitów ewidencyjnych.
Dlatego warto upewnić się, czy dany wydatek może być ujęty w ewidencji podatkowej na podstawie faktury uproszczonej. W razie wątpliwości lepiej poprosić sprzedawcę o wystawienie pełnej faktury VAT.
Jakie zmiany czekają paragony z NIP w związku z KSeF?
Od 1 sierpnia 2026 roku planowana jest likwidacja możliwości wystawiania faktur z kasy fiskalnej. Wszystkie dokumenty sprzedaży będą musiały być wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). W okresie przejściowym (od 1 lutego do 31 lipca 2026 r.) paragony z NIP-em nadal będą mogły być uznawane za faktury uproszczone, jednak nie będzie obowiązku ich wprowadzania do KSeF.
Od 2027 roku jednak paragon z NIP-em nie będzie mógł już pełnić funkcji faktury uproszczonej. Wszelkie faktury – nawet te poniżej 450 zł – będą musiały być wystawiane wyłącznie w postaci e-faktur.
Co powinien zrobić przedsiębiorca, który chce otrzymać fakturę?
Najważniejszą zasadą jest zgłoszenie chęci otrzymania faktury jeszcze przed zakończeniem sprzedaży. Przedsiębiorca powinien:
- poinformować sprzedawcę, że zakup dokonuje jako firma,
- podać swój NIP przed wydrukowaniem paragonu,
- upewnić się, że NIP znalazł się na paragonie,
- w przypadku transakcji powyżej 450 zł – poprosić o wystawienie faktury VAT.
Jeśli te warunki zostaną spełnione, przedsiębiorca będzie miał prawo do odliczenia VAT oraz zaliczenia wydatku do kosztów prowadzenia działalności.
Jak uniknąć błędów przy dokumentowaniu transakcji?
Dokumentacja sprzedaży musi być spójna i zgodna z przepisami, aby uniknąć ryzyka sankcji podatkowych. Oto najczęstsze błędy, których warto unikać:
- wystawienie faktury do paragonu bez NIP – grozi podwójnym opodatkowaniem,
- brak zgłoszenia żądania faktury przed wystawieniem paragonu,
- uznanie paragonu powyżej 450 zł za fakturę – co wyklucza odliczenie VAT,
- zmiana NIP na inny niż pierwotnie wpisany na paragonie,
- nieprawidłowe ujęcie faktury w ewidencji VAT.
Stosowanie kas fiskalnych online oraz wirtualnych kas może pomóc w uniknięciu wielu błędów technicznych. Takie urządzenia automatycznie kontrolują limity i poprawność danych na paragonie.
Dlaczego znajomość zasad wystawiania faktur do paragonów jest istotna?
Wprowadzone zmiany w przepisach podatkowych mają na celu uszczelnienie systemu VAT i eliminację nadużyć. Dlatego znajomość aktualnych zasad wystawiania faktur do paragonów jest niezbędna dla każdego przedsiębiorcy.
Nieprzestrzeganie przepisów może skutkować nie tylko brakiem prawa do odliczenia VAT, ale również poważnymi sankcjami finansowymi. Dlatego warto na bieżąco śledzić zmiany ustawowe i korzystać z pomocy doradców podatkowych lub księgowych.
Co warto zapamietać?:
- Paragon z NIP-em do 450 zł brutto uznawany jest za fakturę uproszczoną, co pozwala na odliczenie VAT.
- Paragon powyżej 450 zł nie jest fakturą uproszczoną; konieczne jest uzyskanie pełnej faktury VAT dla odliczenia VAT.
- Paragon musi zawierać m.in. datę, numery NIP sprzedawcy i nabywcy oraz kwoty VAT, aby mógł być uznany za fakturę.
- Od 2027 roku paragon z NIP-em nie będzie mógł pełnić funkcji faktury uproszczonej; wszystkie faktury będą musiały być wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur.
- Aby otrzymać fakturę, przedsiębiorca musi zgłosić chęć jej otrzymania przed zakończeniem transakcji i upewnić się, że NIP znajduje się na paragonie.
