Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, gdzie dokładnie znajduje się numer faktury na paragonie. Choć może się wydawać, że to proste zagadnienie, w rzeczywistości budzi ono wiele wątpliwości. Szczególnie istotne staje się to w kontekście faktur uproszczonych, które wystawia się na podstawie paragonów z NIP.
Jak rozróżnić numer faktury na paragonie?
Wbrew pozorom, numer faktury na paragonie nie zawsze jest oznaczony w sposób jednoznaczny. Dla wielu użytkowników kas fiskalnych mylące okazuje się być to, że na wydruku pojawia się kilka różnych ciągów cyfr. Najważniejsze jest zrozumienie, że numer faktury uproszczonej to nie to samo co numer wydruku, który najczęściej widnieje w prawym górnym rogu dokumentu.
Numer faktury uproszczonej, czyli numer paragonu fiskalnego, znajduje się zawsze w części fiskalnej paragonu, zaraz po sumie brutto i oznaczeniu waluty. Jest to ciąg cyfr lub cyfr z myślnikami, który jednoznacznie identyfikuje paragon jako dokument sprzedaży.
Numerem faktury uproszczonej jest zawsze kolejny numer paragonu fiskalnego, a nie numer wydruku.
W związku ze zmianą interpretacji przepisów, coraz więcej sprzedawców potwierdza, że numer ten znajduje się w lewym dolnym rogu paragonu. Jednak jego dokładne położenie może się różnić w zależności od modelu kasy fiskalnej.
Numer wydruku a numer fiskalny
W praktyce najwięcej nieporozumień dotyczy rozróżnienia między numerem wydruku a numerem fiskalnym. Ten pierwszy, umieszczony z reguły w prawym górnym rogu, to tylko kolejny numer dokumentu drukowanego przez kasę. Nie jest to numer, który należy uznać za numer faktury uproszczonej.
Numer fiskalny natomiast znajduje się zazwyczaj kilka linijek poniżej pozycji „SUMA PLN”. Może być opisany jako „nr paragonu”, „nr transakcji”, „nr sys.” i pełni funkcję identyfikacyjną w ewidencji księgowej.
Kiedy paragon z NIP może być traktowany jako faktura uproszczona?
Nie każdy paragon z NIP może zostać uznany za fakturę uproszczoną. Przepisy jasno precyzują warunki, które muszą zostać spełnione, aby dokument ten mógł być traktowany jako pełnoprawna faktura podatkowa.
Warunki są następujące:
- wartość na paragonie nie może przekroczyć 450 zł brutto lub 100 euro,
- paragon musi zawierać numer NIP nabywcy,
- paragon musi zawierać kolejny numer paragonu fiskalnego, pełniący funkcję numeru faktury.
Jeśli którykolwiek z tych elementów jest pominięty, paragon nie może być zaksięgowany jako faktura uproszczona. Wówczas należy poprosić sprzedawcę o wystawienie pełnej faktury VAT.
Przykład praktyczny
Załóżmy, że przedsiębiorca kupuje artykuły biurowe za 320 zł. Podaje swój numer NIP, który zostaje wydrukowany na paragonie. W dolnej części dokumentu, tuż pod wartością „SUMA PLN”, pojawia się numer rozpoczynający się od „nr sys. 02-14-987654”. To właśnie ten numer należy uznać za numer faktury uproszczonej. Wprowadzając go do rejestru VAT, przedsiębiorca może odliczyć podatek.
Inaczej sytuacja wygląda, gdy zakup wynosi 600 zł. Pomimo obecności numeru NIP na paragonie, nie można go wówczas uznać za fakturę uproszczoną, ponieważ przekracza dopuszczalny limit. Konieczne będzie wystawienie pełnej faktury VAT.
Jak znaleźć numer faktury na paragonie z różnych kas fiskalnych?
W zależności od producenta kasy fiskalnej, miejsce umieszczenia numeru paragonu fiskalnego może się różnić. Warto znać najczęściej spotykane warianty, aby uniknąć błędów przy księgowaniu dokumentów.
Kasy z numerem w dolnej części
W wielu popularnych sieciach handlowych, takich jak Kaufland czy Biedronka, numer faktury uproszczonej widnieje w dolnej części paragonu, kilka linijek pod sumą brutto. Często poprzedzony jest oznaczeniem „nr transakcji” lub „nr sys.”.
Kasy z numerem w środku dokumentu
Niektóre urządzenia drukujące umieszczają numer fiskalny w środkowej części paragonu, tuż po pozycji „SUMA PLN” i oznaczeniu waluty. W takim przypadku należy uważnie przeanalizować układ dokumentu, aby nie pomylić numerów technicznych z właściwym numerem fiskalnym.
Różnice w nazewnictwie
Duże znaczenie ma także nazwa pola, w którym znajduje się numer. Może to być „nr fiskalny”, „nr paragonu” lub „nr transakcji”, jednak niezależnie od oznaczenia, decyduje jego położenie – musi znajdować się w części fiskalnej dokumentu.
Jak zaksięgować paragon z NIP jako fakturę uproszczoną?
Sam fakt posiadania paragonu z NIP nie oznacza jeszcze, że można go automatycznie zaksięgować jako fakturę. Najpierw trzeba upewnić się, że spełnia on wszystkie wymogi formalne – w tym posiada numer fiskalny.
Jeśli dokument spełnia te warunki, należy go wprowadzić do ewidencji księgowej jako fakturę uproszczoną. W tym celu:
- wprowadza się datę wystawienia paragonu,
- podaje się dane sprzedawcy oraz wartość netto i VAT,
- wpisuje się numer paragonu fiskalnego jako numer faktury.
Dokument ten znajdzie się w rejestrze VAT zakupów, a także w KPiR – pod warunkiem, że prowadzona jest pełna księgowość. W pliku JPK_V7 numer ten figuruje jako numer faktury, co umożliwia odliczenie podatku VAT.
Dlaczego numer fiskalny jest tak istotny?
Numer paragonu fiskalnego pełniący funkcję numeru faktury uproszczonej ma ogromne znaczenie dla poprawności rozliczeń podatkowych. To właśnie ten numer pozwala na jednoznaczną identyfikację dokumentu w systemach księgowych i w przypadku ewentualnej kontroli skarbowej.
Nieprawidłowe wskazanie numeru – np. podanie numeru wydruku zamiast numeru fiskalnego – może skutkować koniecznością korygowania dokumentacji, a nawet zakwestionowaniem prawa do odliczenia podatku VAT.
W razie wątpliwości warto skontaktować się ze sprzedawcą, który na podstawie swojej kasy fiskalnej będzie w stanie wskazać, który numer należy uznać za numer faktury uproszczonej.
Co zmieni się po wprowadzeniu KSeF?
Obecnie paragony z NIP do wartości 450 zł (lub 100 euro) mogą być traktowane jako faktury uproszczone. Jednak od 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co znacząco zmieni sposób ewidencjonowania dokumentów sprzedaży.
Do 31 grudnia 2026 r. paragony z NIP nadal będą mogły być uznawane za faktury uproszczone. Po tej dacie obowiązywać będą wyłącznie e-faktury generowane w KSeF. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dostosowania systemów księgowych i nauczenia się nowego sposobu identyfikacji dokumentów.
Do tego czasu warto przywiązywać szczególną wagę do poprawnego identyfikowania numerów fiskalnych na paragonach papierowych, ponieważ od ich poprawności zależy możliwość odliczenia VAT oraz prawidłowe prowadzenie ewidencji księgowej.
Co warto zapamietać?:
- Numer faktury uproszczonej znajduje się w części fiskalnej paragonu, zaraz po sumie brutto, a nie w prawym górnym rogu.
- Aby paragon z NIP mógł być uznany za fakturę uproszczoną, musi spełniać trzy warunki: wartość do 450 zł (lub 100 euro), zawierać NIP nabywcy oraz kolejny numer paragonu fiskalnego.
- Numer fiskalny może być opisany jako „nr paragonu”, „nr transakcji” lub „nr sys.” i znajduje się kilka linijek poniżej pozycji „SUMA PLN”.
- Wprowadzenie paragonu z NIP do ewidencji księgowej jako faktury uproszczonej wymaga podania daty wystawienia, danych sprzedawcy oraz numeru paragonu fiskalnego.
- Od 2026 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co zmieni sposób ewidencjonowania dokumentów sprzedaży.
